C’est un fait, la popularité des espaces de travail collaboratif – à l’image des espaces de coworking – ne cesse d’augmenter d’année en année. Tant et si bien que le principe devient en soi un terrain fertile pour la créativité et la productivité, à un prix défiant toute concurrence. Et c’est précisément ce qui attire désormais les jeunes entreprises dans leur choix d’espace de travail : pouvoir être entourées d’autres sociétés novatrices, partager des connaissances, un réseau et des ressources, pouvoir s’extraire des distractions quotidiennes qu’implique le travail à domicile…
Ce type d’espace ne manque certainement pas d’attraits ! Retrouvez ici les petits plus à intégrer un espace de travail collaboratif.
Pourquoi la conception de nouveaux espaces répond-elle à la mutation du monde du travail ?
Les entreprises, petites ou grandes, ont pris conscience de la valeur intrinsèque des équipes performantes qui effectuent un travail collaboratif. Nous vivons un changement fondamental, la majeure partie du travail étant effectuée désormais en collaborant et non plus individuellement. L’intelligence collective est la capacité d’une organisation à poser des questions et à chercher les réponses. L’aménagement de l’espace de travail révèle l’ADN de l’entreprise.
Collaboration, concentration, apprentissage et échanges favorisent le partage des connaissances, et donc la réussite de l’entreprise. Diverses études démontrent que les personnes qui travaillent dans un espace partagé vont naturellement privilégier les réunions spontanées. Le simple fait de saluer un collègue renforce le sentiment d’appartenance.
Si l’espace de travail est conçu pour prendre en charge les nouvelles réalités de la collaboration, il en résulte un meilleur apprentissage, davantage d’innovations et des prises de décision accélérées.
Aujourd’hui, la collaboration doit être optimisée grâce à l’espace de travail.
Quelles différences entre un espace de travail collaboratif et le coworking ?
La différence entre un espace collaboratif et un espace de coworking résulte dans la durée. En effet, un collaborateur consommera l’espace collaboratif pendant la durée de son contrat de travail, alors qu’un espace de coworking sera utilisé par un salarié, un travailleur indépendant, un entrepreneur ou une start-up pour la durée de son engagement avec le prestataire.
Dans un cas comme dans l’autre, ces nouveaux espaces de travail représentent un argument d’attraction de talents.
Un espace collaboratif mis à disposition de ses salariés par une entreprise
Il est désormais démontré que le nombre de personnes qu’un employé croise pendant sa journée de travail au bureau est corrélé à des mesures de productivité et de satisfaction au travail.
Travailler dans un espace collaboratif permet de faire tomber les barrières hiérarchiques, et aux managers de collaborer efficacement avec les équipes.
Cependant, il est également démontré que les collaborateurs expriment une nette préférence pour des espaces de travail avec des postes attribués, tels que l’open space, le bureau partagé et le bureau individuel.Ces dernières années, les espaces collaboratifs ont été densifiés pour économiser des mètres carrés. Avec la crise sanitaire, il est nécessaire de revenir à quelque chose de beaucoup plus agréable en conservant un espace suffisant entre chaque collaborateur.
Un espace de coworking mis à disposition de ses clients par une société d’hébergement
Le coworking permet à des entrepreneurs et des petites équipes de travailler dans une ambiance de bureau par le partage de l’espace avec plusieurs entreprises. Ce partage de l’espace favorise les synergies.
Pour un travailleur indépendant ou un entrepreneur, la proximité avec le domicile permet d’éviter des heures de trajet.
Le développement de l’entrepreneuriat favorise l’émergence de nouveaux espaces de coworking et la location de bureaux privatifs de courte durée. Les bureaux individuels dans un espace de coworking sont l’une des solutions proposées par des centres d’affaires : la tranquillité, mais dans un environnement propice aux échanges entre professionnels.
Le coworking est également une alternative au télétravail à domicile. Une entreprise peut réserver, dans un espace de coworking, un certain nombre de postes nomades de travail mis à la disposition de ses salariés. Un collaborateur peut pratiquer le travail à distance, sans être contraint de rester à son domicile. Cette solution « gagnant/gagnant » devrait connaître un certain essor en sortie de crise sanitaire.
Sur quels critères choisir son espace de travail ?
L’offre de postes de travail dans des espaces de coworking se diversifie chaque jour. Alors, sur quels critères choisir celui qui est à la mesure de vos activités et de vos projets ?
1 – L’accessibilité
La proximité du domicile constitue souvent un critère prioritaire pour les salariés, mais également pour les indépendants et les entrepreneurs.
La proximité de leurs clients ou fournisseurs est également un critère en cas de déplacements fréquents.
Gagner du temps et de l’argent est l’un des mantras du parfait entrepreneur.
L’accessibilité signifie aussi une amplitude horaire qui correspond à vos besoins ; un accès le week-end ou en soirée peut être utile. Certains espaces peuvent être réservés pour une heure, une demi-journée ou un jour entier. Ils conviendront aux travailleurs nomades ayant besoin de travailler entre deux rendez-vous ou en déplacement. D’autres proposent des offres au mois, qui s’adressent plutôt à des coworkers qui souhaitent s’inscrire dans la durée.
2 – L’aménagement de l’espace
Les joies des open spaces
Un premier point est primordial pour qu’un coworker se sente à l’aise dans ce type d’espace : la limitation au maximum des séparations entre les bureaux.
L’appellation « open space » n’est pas innocente : un espace de travail collaboratif fonctionne mieux dans des espaces larges, entre quatre murs, sans qu’il y ait de cloisons. D’une part parce que cela rend la circulation dans les locaux plus pratique, mais aussi parce que les utilisateurs peuvent interagir plus facilement avec leurs voisins, qui sont source d’inspiration. Dans un environnement de travail censé être informel, des box qui ne feraient que rappeler l’esprit « corporate » d’un espace de travail conventionnel ne seraient tout simplement pas adaptés.
Un mobilier qui favorise l’interaction
Le mobilier d’un espace de travail collaboratif est peut-être encore plus important que le mobilier de bureau traditionnel : il représente réellement l’âme de cet espace, et donc la raison pour laquelle les coworkers s’y sentent bien (et choisissent cet espace plutôt qu’un autre). En plus d’être suffisamment confortable pour augmenter la productivité tout en évitant de devenir une distraction, il rend la collaboration entre les coworkers plus naturelle.
Les tables rondes traditionnelles et étendues de bureaux interconnectés sont toujours aussi populaires. Pour plus d’originalité, et dans un souci de bien-être, ces espaces jouent également sur la disposition de plantes ou de fleurs, de tableaux, d’affiches et autres éléments de décoration, pour rendre l’espace plus vivant.
Des bureaux tout équipé
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Que serait un espace de travail collaboratif sans technologie ? Une bonne connexion wifi est un minimum à l’heure actuelle. Quelques espaces mettent même un ordinateur ou un laptop de secours à disposition, ce qui a certainement déjà sauvé la mise à des tas d’entrepreneurs, tant les problèmes techniques et autres incidents fâcheux peuvent arriver. Quelques espaces mettent même un ordinateur ou laptop de secours à disposition, ce qui a certainement déjà sauvé la mise à des tas d’entrepreneurs tant les problèmes techniques et autres incidents fâcheux peuvent arriver. Il y a bien d’autres services proposés dans ces espaces qui peuvent également vous changer la vie, comme une pièce dédiée aux conversations téléphoniques qu’on souhaite garder privées par exemple ou encore un espace de rangement personnel, casier ou vestiaire sécurisé pour ranger ses affaires. Beaucoup d’espaces de travail collaboratif mettent également à la disposition des coworkers des salles de conférence, de réunion ou de courtoisie pour recevoir leurs clients. |
3 – Les services
La mise à disposition d’un casier personnel pour ranger en toute sécurité ses effets personnels ou de « phone box » où passer ses coups de fil en toute confidentialité fait partie des services minimaux attendus.
Certains espaces proposent également des accès – limités ou non – à des imprimantes et des scanners.
Beaucoup d’espaces de travail collaboratif et de coworkings mettent également à la disposition des coworkers des salles de conférence, de réunion ou de courtoisie pour recevoir leurs clients.
D’autres encore proposent un accompagnement sous forme de coaching, de formation et d’actions pour développer leur business. Si des ateliers et des rencontres avec divers professionnels figurent au programme de nombreux lieux, d’autres misent également sur la qualité des services dédiés aux porteurs de projets ou à l’entrepreneuriat.
4 – Les animations et la communauté
Un espace de travail collaboratif créateur de liens
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L’effet tribu ! Un critère des plus importants dans le choix d’un espace de travail collaboratif est celui de l’animation de ce dernier. On touche là au cœur de la véritable valeur ajoutée d’une plateforme de travail collaboratif, à savoir que les start-up et les jeunes entreprises sont friandes et montrent un véritable besoin pour ce qui est du partage des connaissances et de l’accroissement de leur réseau. Un jeune entrepreneur aura à cœur d’être renseigné et orienté le plus possible dans les domaines de compétences qu’il ne maîtrise pas particulièrement. C’est pourquoi les espaces de travail collaboratif proposent une animation régulière à leurs utilisateurs, que ce soit par le biais de l’organisation d’une conférence, d’une rencontre autour d’une thématique commune, d’une journée porte ouverte, de l’accueil d’un chef d’entreprise à succès, etc. C’est aussi l’occasion d’éviter de travailler seul ! |
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Un espace de travail collaboratif, où il fait bon travailler
« Réseauter » est certainement l’une des principales raisons d’être du coworking. Aussi, les petits espaces de coworking restent plus propices à l’émergence d’un collectif.
Une partie du succès d’un espace de travail collaboratif réside dans son aspect social, son esprit de communauté. Grâce à sa structure et à son organisation, un espace de travail collaboratif encourage la création de contacts et d’affinités, l’interactivité, et donc également la créativité de ses coworkers.
Une zone commune de détente est toujours disponible dans ce type d’espaces : il s’agit d’un endroit chaleureux où l’on peut se retrouver autour d’un café, discuter, partager un déjeuner, écouter de la musique, voire, pourquoi pas, jouer ou regarder la télévision. Autant de dispositions qui poussent les coworkers à briser la glace et à se découvrir. Prenons l’exemple d’un espace cuisine : si un utilisateur a la possibilité de cuisiner/réchauffer son déjeuner, ça ne pourra qu’améliorer ses conditions de travail (donc, indirectement, sa productivité) et améliorer ses relations avec ses collègues et ses coworkers.
5 – Les tarifs
Au mois, à la journée ou à l’heure : à chaque espace de coworking sa grille de tarifs, selon le type de services, l’ambiance et la localisation. Du low cost au haut de gamme, il existe aujourd’hui des espaces pour tous les budgets et pour répondre à chaque besoin.
Pour les coworkers sédentaires, une formule au mois est plus avantageuse : les tarifs varient entre 350 euros en open space et 600 euros en bureau fermé à Paris, et entre 250 et 350 euros dans les grandes villes de province.
Les avantages d’un espace de travail collaboratif en résumé…
Plus qu’un bureau, une chaise et une simple connexion à Internet, la véritable valeur ajoutée de l’espace de travail collaboratif réside dans l’expérience de ses utilisateurs et dans l’appropriation de leur environnement, aussi bien du point de vue technologique que relationnel. Il s’agit d’une aubaine pour ceux qui ont besoin de travailler dans un cadre informel et propice au bon développement de leur activité. Favoriser l’émulation et l’interactivité entre les coworkers est effectivement l’une des clés qui font la réussite de ce modèle. Sans oublier que votre futur bureau doit être implanté dans un environnement où il fait bon vivre et travailler, car un entrepreneur devra y passer le plus clair de son temps, partager des idées et y faire des rencontres enrichissantes.
Si vous souhaitez tenter l’expérience, le Domaine des Entrepreneurs vous propose de découvrir ses espaces de travail collaboratif !
