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Quels Registres Obligatoires Tenir en Entreprise ?

Quels sont les registres obligatoires à tenir en entreprise ? Doivent-ils être cotés et paraphés ?

Toute entreprise doit détenir plusieurs registres obligatoires : les registres sociaux (droit des sociétés), les registres comptables et les registres du droit du travail.

Les registres obligatoires imposés par le droit des sociétés

Les registres obligatoires sociaux : les délibérations des assemblées d’associés ou d’actionnaires et des organes de direction des sociétés anonymes sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres spéciaux.
Ces registres obligatoires sont tenus au siège social, ils sont cotés et paraphés soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d’instance, soit par le maire de la commune  » du siège social  » ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.

Les feuilles de présence aux assemblées générales

Registres obligatoires pour les SA, elles doivent être établies lors de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents et les mandataires. Contenu :

  • les nom, prénom, domicile de chaque mandataire, le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits,
  • les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun d’eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ceux-ci.

Le registre obligatoire des procès-verbaux d’assemblées générales

Un procès-verbal doit être établi après chaque assemblée générale. Il doit être signé :

  • dans la SNC et SCS par chacun des associés présents,
  • dans la SARL par le(s) gérant(s),
  • dans la SA par les membres du bureau.

Contenu :

  • la date et le lieu de la réunion,
  • les noms et prénoms du président de séance,
  • les nom, prénom des associés présents et représentés et le nombre de parts sociales détenues par chacun d’eux ou le nombre d’actions participants au vote,
  • les documents et rapports soumis à l’assemblée,
  • un résumé des débats,
  • les textes des résolutions mises en voix et le résultat des votes,
  • etc.

Ces PV doivent être établis sur ce registre, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance, ou par le maire de la commune du siège social.

Le registre obligatoire de présence aux conseils

Obligatoire pour les SA. Il doit être signé par les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance participant à chaque séance du conseil.
Il y est également mentionné le noms des administrateurs ou membres du conseil de surveillance qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou par d’autres moyens de télécommunication.

Le registre obligatoire des procès-verbaux des délibérations du conseil

Obligatoire pour les SA. À l’issue de chaque réunion du conseil d’administration, est établi un procès-verbal, qui doit être signé par le président de séance et un administrateur au moins. Contenu :

  • les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents,
  • la présence ou l’absence de personnes convoquées à la réunion du conseil,
  • l’objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions.

Ces PV doivent être établis sur ce registre, coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance, ou par le maire de la commune du siège social.
Attention, le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil doivent être distincts.

Le registre obligatoire des mouvements de titres

Obligatoire pour les SA qui ne dépassent pas 100 actionnaires. Dans le cadre du régime simplifié de la tenue des comptes, il constate, par ordre chronologique, les changements dans la propriété des titres et éventuellement des nantissements des titres.
Le registre obligatoire peut être paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Contenu :

  • la date et la nature du mouvement,
  • le nom ou la dénomination sociale du titulaire et son numéro d’identification,
  • la quantité de titres faisant mouvement,
  • le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire des titres.

Les registres obligatoires des livres comptables

En tant que registres obligatoires, les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. En cas d’erreur, il est interdit de gommer ou de barrer : il faut contrepasser l’écriture ou opérer une comptabilisation en négatif.

Le livre-journal

Il enregistre, de manière chronologique tous mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise, opération par opération et jour par jour et sans blanc ni altération d’aucune sorte.
Tout enregistrement précise l’origine de l’opération et les références de la pièce justificative correspondante.
Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce.
Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu’il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Le grand livre

Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal.
Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l’ordre chronologique par le livre-journal.
Il n’est soumis à aucune forme particulière.

Le livre inventaire

L’inventaire est un relevé de tous les éléments d’actif et de passif de l’entreprise. Il doit préciser leur quantité et leur valeur à la date d’inventaire.
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) y sont transcrits chaque année, sauf s’ils sont obligatoirement publiés au greffe (concerne les entrepreneurs individuels, hors EIRL).
Ces données d’inventaire sont regroupées sur le livre d’inventaire qui doit être tenu sans blanc ni altération d’aucune sorte.
Il peut être coté et paraphé au greffe du tribunal de commerce.
Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique à condition qu’il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Les registres obligatoires du droit du travail

Toute entreprise doit obligatoirement détenir plusieurs registres obligatoires : registre unique du personnel, livre de paie, registre du CHSCT et registre des délégués du personnel.

Le registre obligatoire unique du personnel

Quel que soit l’effectif de l’entreprise, il doit être tenu à jour dans chaque établissement (et non au siège).
Les noms et prénoms de tous les salariés doivent y être inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile.
Des indications complémentaires telles que la nationalité du salarié, sa date de naissance, son emploi, sa qualification, ses dates d’entrée et de sortie de l’établissement, le type de contrat (temps partiel CDD, apprenti, temporaire) doivent également y figurer.

Le document unique d’évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l’inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans, ou en cas de modification des conditions de travail.

Le registre obligatoire des contrôles de sécurité

L’employeur doit tenir à jour un registre des contrôles de sécurité dans l’entreprise. Ce registre atteste que les vérifications et contrôles ont bien été effectués pour assurer la sécurité dans l’entreprise. Il doit le conserver au moins pendant 5 ans.
A noter selon l’activité et le nombre de salariés de l’entreprise, d’autres registres obligatoires sont susceptibles d’être mis en place : registre de comptabilité relatif au travail à domicile, registre du CHSTC, registre des accidents du travail bénins, registre des délégués du personnel, registre des repos hebdomadaires particuliers, registre des exercices incendie…

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