De nos jours tout va à 100 à l’heure… Dans ce mouvement constant, il est fort possible que vous vous sentiez régulièrement débordé par le nombre de tâches que vous devez accomplir, que vous n’arrivez pas à les prioriser et que cela vous stresse. Il y a pourtant des moyens pour mieux s’organiser et vous faciliter la vie : c’est par exemple le cas de la to-do list.
La to-do list a – aussi longtemps que l’on puisse s’en souvenir, toujours existé. Pourtant, rédiger une to-do list ne suffit pas : faut-il encore savoir comment l’utiliser efficacement. Nous vous livrons donc dans cet article tous nos conseils sur les façons de mieux s’organiser grâce à la création d’une to-do list !
Qu’est-ce qu’une to-do list ?
La to-do list, comme son nom l’indique, est une liste des tâches que vous avez prévu de réaliser. Elle vous permet d’organiser toutes les choses que vous voulez ou devez faire dans la demi-journée, la journée, la semaine, le mois, etc. En bref, il s’agit d’un outil simple, pratique et utile pour vous aider à manager votre temps, et de manière plus globale votre vie, au quotidien comme sur le long terme de manière efficace.
Comment mieux s’organiser grâce à une to-do list ?
Chiffrez la durée de chaque tâche
Lorsque vous listez ce que vous avez à réaliser, prenez l’habitude d’ajouter juste à côté de votre tâche le temps que vous estimez nécessaire à sa réalisation. Attention, ne soyez pas trop optimiste ! Pour des tâches habituelles, vous serez certainement proche de la réalité, mais pour celles peut-être moins courantes, n’hésitez pas à rajouter du temps supplémentaire à votre estimation initiale pour ne pas vous retrouver pris au dépourvu. Le but n’est pas de vous fixer des objectifs non réalisables qui ne feront alors que vous frustrer, mais bien de planifier objectivement le temps que vous prend ou que doit vous prendre chaque tâche. Le point peut-être le plus important : tenez-vous en à cette durée !
Estimer avec précision le temps à consacrer à chaque action est primordial pour vous, cela vous permet de bien gérer votre to-do list et votre temps. Il est possible que ce soit assez difficile à réaliser – surtout au début, mais en le faisant régulièrement, vous en prendrez l’habitude. En le faisant, vous pourrez facilement vous fixer des deadlines et ainsi anticiper vos échéances. Vous stresserez beaucoup moins de ne pas tenir les délais et à termes vous courrez beaucoup moins après le temps.
Hiérarchisez les tâches
Dès lors que vous avez répertorié toutes les tâches que vous avez à accomplir, classez-les en faisant la différence entre celles qui sont urgentes et/ou celles qui sont importantes et celles qui ne sont ni urgentes ni importantes. Vous pouvez par exemple créer une sorte de barème où « U » représente les tâches urgentes, « I » représente les tâches importantes et « UI » représente les tâches urgentes ET importantes. Cela vous donnera une bonne vision d’ensemble pour prioriser vos tâches et mieux s’organiser, le tout est de trouver un système clair qui fonctionne pour vous.
Examinez le degré de priorité de ce que vous devez faire et choisissez ce que vous allez faire en fonction de celui-ci, identifiez aussi ce qui peut être remis au lendemain afin de ne pas perdre du temps inutilement. N’hésitez pas à schématiser votre liste de tâches pour la rendre plus parlante pour vous et faites attention à ce que les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes ne passent pas aux oubliettes…
Rassemblez les petites tâches
Toutes les petites choses que vous avez à faire comme « Je dois passer un coup de fil de 2 minutes » peuvent être regroupées de manière à avoir des plages de 15 minutes minimum. Mieux s’organiser, c’est aussi optimiser son temps !
Planifiez ces petites tâches vous permettra de ne pas vous dire « Il ne faut pas que j’oublie de faire ceci ou cela ». Cela libérera votre esprit et votre mémoire à court terme : vous n’en serez que plus efficace !
Faire une liste à la fois professionnelle et personnelle
Vous l’avez certainement compris maintenant, il est quasiment impossible de séparer entièrement votre vie professionnelle de votre vie personnelle : il s’agit d’un tout. La to-do list, vous aidera justement à concilier ces 2 parties, à faire qu’elles fonctionnent entre elles.
Si vous êtes entrepreneur ou chef d’entreprise, mieux s’organiser est d’autant plus important que la frontière vie professionnelle-vie privée peut vite devenir difficile à percevoir. Insérer des tâches agréables de votre quotidien dans votre to-do list vous redonnera le sourire et compensera les tâches plus « ennuyeuses » que vous aurez à accomplir dans la journée.
Mieux s’organiser grâce à des applications
La to-do list « traditionnelle » se présente généralement sous la forme d’une liste de tâches décrite sur papier. Le problème avec les notes papier, c’est qu’elles ont parfois tendance à se perdre… Pour éviter cela, des applications web et/ou mobiles peuvent vous aider à digitaliser votre to-do list.
Pour le côté professionnel, vous pouvez notamment utiliser Asana ou Trello par exemple, qui vous aideront grandement dans la gestion de vos tâches en vous donnant également la possibilité de mieux s’organiser, notamment avec vos collaborateurs. Pour votre quotidien, une application comme Remember The Milk ou Todoist seraient idéales. La plupart de ces applications vous donnent aussi la possibilité d’ajouter des « reminders » : vous n’oublierez jamais plus vos tâches !
Mieux s’organiser au quotidien avec une to-do list en résumé…
Une to-do list, qu’elle soit manuscrite ou digitalisée, utilisée de manière efficace peut réellement vous aider à avoir une vision plus claire des tâches à réaliser dans un temps précis et à mieux s’organiser au quotidien. Préférez faire votre to-do list le weekend ou le soir pour ne pas arriver stressé au travail le matin et ne faîtes pas une liste d’objectifs non atteignables, car cette liste est d’abord faite pour vous rassurer et vous aider à avancer dans vos tâches et non pas pour vous stresser.
