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Création d’Entreprise – Les Premiers Bureaux

lenouveleconomiste.fr

Les belles histoires d’entreprise ne commencent pas toutes dans une cuisine ou un garage
Peu de visibilité sur le moyen terme, surface financière limitée, peur de l’isolement… Pour différentes raisons, au moment du choix de ses locaux professionnels, le créateur peut légitimement hésiter à s’engager dans un bail 3-6-9 ou à exercer son activité depuis chez lui. Selon son projet et la maturité de ce dernier, d’autres solutions sont possibles, comme la domiciliation, les centres d’affaires ou encore les pépinières et les couveuses d’entreprise.

Le créateur bénéficiera de la souplesse de ces infrastructures et préservera son budget. Autres bénéfices : la proximité d’autres entrepreneurs et le réseautage.

Formalités de création, élaboration du business plan, mais aussi recherche de locaux et d’équipement, suivi administratif, prospection commerciale… les tâches du jeune créateur d’entreprise sont nombreuses autant que variées, chronophages autant qu’onéreuses. La tentation est grande de lancer son activité depuis le salon ou la cuisine, remettant au lendemain la location d’un “vrai” bureau. Les solutions pour alléger la charge en attendant la montée en puissance existent pourtant, qui permettent au porteur de projet de se concentrer sur son core business tout en maîtrisant au plus juste le risque financier. Selon la structure choisie – centre d’affaires, couveuse, pépinière, cluster, etc.
– le créateur pourra se décharger du volet administratif de son activité, se faire conseiller et se former, ou encore disposer de surfaces de travail modulables. Et surtout, il ne sera pas seul et bénéficiera de la dynamique d’échange, d’émulation et de réseau propre à toute structure mutualisée ou collective. Reste, en fonction de l’activité envisagée et du degré de maturité du projet, à choisir l’espace le plus adapté.
Première option, les centres d’affaires et de domiciliation répondent aux besoins spécifiques d’entrepreneurs en début de parcours, en termes d’immobilier et de services. L’avantage majeur de ce type de solutions est qu’elles s’avèrent nettement moins onéreuses, et beaucoup plus souples, qu’une location de locaux plus classique. Chaque année, le nombre de clients progresse. En témoigne par exemple, le taux d’occupation global chez Sofradom, de 78 % l’an passé, preuve du succès de ces formules. En termes de chiffre d’affaires, la part des prestations et services a augmenté, en 2010, de 10 %.

“Nous proposons le siège social de l’entreprise, à travers la domiciliation, ce qui permet de posséder une adresse qui soit reconnue sur le plan légal et fiscal par les pouvoirs publics. Nous gérons tous les courriers de nos domiciliés. Nous réceptionnons les recommandés et les fax. Notre objectif est de pouvoir répondre aux différents besoins du créateur et du nouveau chef d’entreprise” précise Alexandra Delozanne, directrice commerciale de Sofradom. Comme les autres sociétés de domiciliation, elle peut également accorder un numéro de téléphone privé qui appartient au chef d’entreprise, ce qui permet d’apporter une réponse personnalisée à ses appels. La domiciliation administrative et fiscale peut s’avérer une solution opportune pour des créateurs sans grands moyens financiers. Une loi de 1984, initiée par Alain Madelin, autorise cette formule qui permet aux entrepreneurs d’éviter les lourdes charges d’un bail 3-6-9.

La souplesse du centre d’affaires

“Notre clientèle est essentiellement composée de créateurs d’entreprise. Nous accueillons des sièges sociaux de société SARL ou EURL. Toutes les activités économiques sont représentées. L’un des avantages majeurs du contrat de domiciliation d’entreprise est qu’il permet de créer sa structure à un coût moindre et cela est moins engageant. Il est évident qu’exercer une activité de chez soi peut engendrer des désagréments, en particulier vis-à-vis du voisinage” souligne Pierre Parizia, président du directoire de Sofradom. Pour le créateur qui débute son activité avec des moyens limités, et surtout sans grande visibilité, il s’agit d’une solution adaptée car économique et souple. Ces avantages sont d’autant plus appréciés par les auto-entrepreneurs qu’ils ne possèdent souvent que quelques milliers d’euros en poche. Ces derniers ont représenté 15 % de la clientèle de Sofradom l’an passé.

Les sociétés de domiciliation proposent généralement deux types de services pour la location de bureau. D’une part, la location longue durée. D’autre part, la location ponctuelle qui peut aller d’une heure à une journée.
Une société comme Sofradom possède 64 adresses de domiciliation. En fonction de leurs besoins et du lieu de leurs rendez-vous, ses clients peuvent louer sur différents sites. “Nos clients deviennent très rapidement fidèles, car il est vrai que recevoir un client au café du coin ou à son domicile, ce n’est pas toujours l’idéal. Par ailleurs, du fait de notre expérience et de nos réseaux, nous apportons des conseils informels et rendons des services au quotidien. Nous pouvons, par exemple, orienter nos domiciliés vers un expert-comptable ou un avocat que nous connaissons. Nos clients ne sont plus seuls” constate Alexandra Delozanne.
Les entreprises de domiciliation organisent généralement des rencontres afin de rapprocher leurs clients. Il peut s’agir d’apéritifs rencontre ou de petits-déjeuners autour d’un thème précis, d’une séance de formation avec un spécialiste sur un sujet intéressant les jeunes entrepreneurs. “L’idée est de faire de la rencontre interentreprise et du réseautage. Beaucoup de nos clients ont réussi à faire du business entre eux” poursuit la directrice commerciale de Sofradom.

Autre alternative à la location classique de bureau : le centre d’affaires

Ce mode d’hébergement est davantage adopté par des entreprises structurées ayant une certaine antériorité, mais pas seulement. Le principe même des centres d’affaires est celui de la souplesse et de la modulation. Les entrepreneurs peuvent disposer de locaux pour une matinée, pour une semaine, pour un mois, etc. “Notre clientèle est notamment composée de dirigeants de TPE qui ont compris que leur salle à manger n’était pas forcément l’endroit idéal pour recevoir ses clients. Un bureau de 10 ou 12 m2 en centre d’affaire leur permettra de mieux se concentrer sur leur métier. Si notre client ne réalise pas ses objectifs de développement, il lui est possible de fermer le robinet des charges immobilières par un simple préavis de deux mois. A l’inverse, il a la possibilité de s’étendre en louant davantage de postes de travail” explique Frédéric Dathy, président du Synaphe (Syndicat national des professionnels de l’hébergement d’entreprise).
Jusqu’au troisième bureau, il existe un intérêt financier à se trouver en centre d’affaires, au-delà du seul aspect fonctionnel. Selon les chiffres du Synaphe, si l’on compare la location d’un bureau pour trois personnes avec un bail 3-6-9 à trois postes de travail en centre d’affaires, l’économie représente environ 10 000 euros par an sur Paris. “Le prix moyen de nos bureaux est de 750 euros HT par mois pour des surfaces de 10 à 15 m2. Pour une adresse prestigieuse et pour quatre postes de travail, le prix mensuel peut s’élever à 2 000 euros” détaille pour sa part Alexandra Delozanne, directrice commerciale de Sofradom.

Au-delà des services – le courrier, la possibilité de traitement de texte, la location de salles de réunion, l’accueil téléphonique –, le client va également trouver une ambiance de travail. Ses voisins vont pouvoir devenir des relations d’affaires. Il y a souvent de l’échange de business. Un grand groupe peut implanter ponctuellement quelques collaborateurs qui travaillent sur un projet précis en centre d’affaires. Ainsi un consultant qui démarre seul son activité va côtoyer, par exemple, des cadres supérieurs de L’Oréal. Une mixité qui peut générer des opportunités. Les créateurs et TPE représentent environ 20 % de la clientèle des centres d’affaires et les PME 40 %. Les grands groupes qui ont besoin de salles de réunions, et les sociétés étrangères sont les autres utilisateurs du concept.
“La première demande, aujourd’hui, est la flexibilité dans l’espace et dans la durée. Une PME de 3 ou 4 personnes ne peut savoir si, dans un an, elle comptera 2 ou 6 collaborateurs. A travers un bail conventionnel, son dirigeant serait engagé pour 3 ans minimum, alors que chez nous il ne s’engage que pour 3 mois, explique Frédéric Bleuse, directeur général France de Regus, groupe mondial de location d’espaces de travail. Les créateurs se lancent sans vraiment de visibilité sur leur activité, et donc avec une prise de risque. Notre réponse est de leur permettre de limiter cette prise de risque sur le plan budgétaire.” L’offre de Regus s’est adaptée à une clientèle diversifiée, n’ayant pas les mêmes besoins, ni les mêmes moyens. Le client peut choisir une carte d’accès à un salon dont dispose l’ensemble des locaux de Regus en France ou à l’étranger, la location d’un poste de travail au sein d’un open space ou encore la location d’un bureau partagé ou individuel.
“Les contrats chez nous sont de 10 à 12 mois. Trois quarts environ de nos clients renouvellent au moins une fois. En moyenne, la durée de location est de 30 mois” précise Frédéric Bleuse. En outre, par le maillage des centres d’affaires en France, l’entreprise pourra optimiser le temps de travail des collaborateurs grâce à un trajet travail-domicile réduit. Beaucoup de centres d’affaires proposent enfin des solutions d’outils collaboratifs qui permettent de faciliter le travail des salariés d’un groupe.

L’accompagnement des pépinières

Si le créateur n’est pas séduit par la solution domiciliation ou par l’hébergement en centres d’affaires, il peut se tourner vers les pépinières. “La pépinière n’est qu’un lieu de passage. Elle va permettre au créateur de faire ses premiers pas de chef d’entreprise” note Marc de La Ville Fromoit, directeur du master Management des PME à l’Université de Reims Champagne-Ardenne. Pendant une durée généralement comprise autour de trois années, l’entrepreneur va trouver au sein de la pépinière un certain nombre de services, comme la gestion du courrier et un secrétariat, et bénéficier d’accompagnements spécifiques. Les 230 pépinières réparties sur le territoire accueillent en grande majorité des entreprises en phase de création. Pour intégrer une pépinière, le candidat va soumettre son CV, un business plan et un plan de trésorerie sur un an. Un comité va étudier les dossiers des prétendants. Ces derniers se retrouveront souvent sur des listes d’attente.

“Lorsque le créateur débute son activité, il ressent très souvent un vrai sentiment de solitude car il n’a pas la possibilité d’échanger” estime Marc de La Ville Fromoit. L’un des atouts majeurs de la pépinière, au-delà du fait qu’il s’agit d’un lieu très accessible financièrement, est la possibilité offerte au créateur d’interagir avec les autres créateurs. Le directeur de la pépinière va d’ailleurs animer et favoriser tous ces échanges. “C’est un élément important pour permettre à un porteur de projet de ne pas rester enfermé sur lui-même et de pouvoir de projeter. Beaucoup des créateurs d’entreprise que je suis amené à rencontrer me confient qu’ils n’osent pas aller vers certains organismes car se considérant comme trop petit. Il existe une forme de timidité. Certains freins vont être levés car ils vont pouvoir échanger avec d’autres. Il existe à ce niveau une véritable richesse de partage d’expérience” poursuit Marc de La Ville Fromoit. Les pépinières permettent également aux entreprises d’afficher une première identité par rapport aux clients et aux fournisseurs en mettant en avant leur intégration à la structure.

Le passage par une pépinière demeure cependant limité dans le temps. Le départ se fait souvent pour cause de développement de l’entreprise. “Les jeunes entreprises y demeurent quelques années avant de pouvoir rebondir vers d’autres locaux souvent plus grands. Dans une certaine logique, on peut imaginer qu’une entreprise, après être passée par une pépinière, migre vers un hôtel d’entreprise, car encore fragile, elle ne possède pas forcément les moyens de se payer des locaux en propre” poursuit Marc de La Ville Fromoit.

La protection de la couveuse

Les entrepreneurs qui n’ont pas encore créé juridiquement leur structure ont d’autres possibilités d’hébergement. “Les couveuses d’entreprise vont permettre à un chef d’entreprise de pouvoir tester son projet en bénéficiant d’une structure d’appui” note Marc De La Ville Fromoit, de l’Université de Reims Champagne Ardenne. Généralement dans le cadre d’un parcours de 4 mois renouvelables, la couveuse permet de former de futurs créateurs afin qu’ils soient véritablement opérationnels dès leur projet abouti.
Ils peuvent surtout se rendre compte si l’activité envisagée est réellement viable et susceptible de trouver son marché. A titre d’exemple, les cinq couveuses de l’Adil (deux à Paris et trois dans le Val-de-Marne) accueillent une centaine de porteurs de projets chaque année. A l’issue de ce parcours, 70 % vont créer leur entreprise. En plus de temps individuel de conduite projet avec un consultant en création d’entreprise, les porteurs de projets peuvent participer à des ateliers hebdomadaires généralement ciblés sur l’action commerciale.

En plus de la mise à disposition de locaux, les futurs créateurs bénéficient par ailleurs de différents services comme l’accès à un centre de documentation. Notons que le futur entrepreneur peut honorer ses premières commandes et bien entendu les facturer. Les quelque 130 couveuses réparties sur le territoire hexagonal sont financées par les collectivités. Les porteurs de projet n’ont donc rien à débourser pour tester leur idée d’entreprise. Bien entendu, pour intégrer de telles structures, les candidats doivent se prêter à différentes sélections.

Le dynamisme du cluster

Ayant grandi en couveuse ou en pépinière, après un possible passage en centre d’affaires, l’entreprise mature pourra, le cas échéant, intégrer un cluster. Ce type d’organisation ne s’adresse qu’à des entreprises déjà structurées souhaitant franchir un nouveau cap dans leur croissance. Environ 300 regroupements de ce type existent en France, concernant 11 000 entreprises.
Le concept de cluster peut se définir comme une concentration géographique d’entreprises liées entre elles, de fournisseurs spécialisés, de prestataires de service et d’institutions associées. Certains clusters sont spécialisés. L’idée de cluster est de pouvoir aller ensemble vers de nouveaux marchés en se mutualisant. Les dimensions diffèrent sensiblement, allant du regroupement de 5 ou 6 entreprises à plusieurs dizaines. “Il y a une logique de marché forte mais aussi, par exemple, de formation. Il peut y avoir une mutualisation par rapport à des fournisseurs. En fait, cette organisation est très souple” estime Marc De La Ville Fromoit. Grâce à ce type d’organisation, des PME ou PMI peuvent attaquer certains marchés car alors, elles vont se retrouver à armes égales avec des entreprises de taille beaucoup plus importante. Elles peuvent aussi travailler sur de l’intelligence économique et sur de la veille technologique.

“Il est vrai que les clusters ont tendance à se développer mais il y a encore en France toute une éducation à faire auprès des chefs d’entreprise. Parfois, il faut savoir aussi partager son savoir-faire, ce qui est loin d’être évident. D’autant qu’avant de recevoir, il faut souvent donner. Cela demande à l’entreprise davantage d’ouverture, estime l’universitaire. Grâce aux clusters, les entreprises peuvent prendre conscience qu’elles doivent se muscler et tendre vers l’excellence. Il va aussi y avoir des exigences propres aux clusters. N’y rentre pas qui veut. Cela oblige les entreprises à une certaine remise en cause. Il faut souvent travailler autrement et ce n’est pas facile.”
Différentes solutions d’hébergements apparaissent envisageables pour les entreprises selon leur stade de croissance. A l’heure du choix, le dirigeant devra prendre en compte différents critères et pas uniquement l’aspect coût.

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