Installer Son Entreprise

Le choix d’un local adapté est important : il est souvent le reflet de l’image de l’entreprise face aux clients et aux fournisseurs.
Celle-ci n’a d’ailleurs pas intérêt à changer fréquemment d’adresse, car cela entraîne des coûts non négligeables : formalités administratives de transfert de siège, déménagement, avis aux clients, impression de nouveaux documents commerciaux…

Où peut-on installer son entreprise ?

1.  Chez soi ?
2. Dans un local à usage professionnel ou commercial ?
3. Dans les locaux d’une autre entreprise ?
4. Où trouver des locaux ?

Chez soi ?

Attention, il ne faut pas confondre « domiciliation administrative de l’entreprise » et « exercice de l’activité » chez soi.
 Pour mieux comprendre ce qui suit, consulter le document récapitulatif intitulé s’installer chez soi.

D’un point de vue administratif

Chaque local a une destination bien déterminée : local d’habitation, local professionnel, local commercial, local administratif… et l’on ne peut en principe la modifier sans obtenir une autorisation du maire. Heureusement, ce principe comporte des exceptions :
Tout d’abord, cette interdiction d’affecter un local d’habitation à un autre usage ne concerne que les immeubles :

• situés dans les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants,
• ou situés dans les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne. 
Dans les autres villes, aucune autorisation n’est requise.
Par ailleurs, cette interdiction n’est pas applicable aux zones franches urbaines.

Il est par ailleurs possible d’exercer une activité professionnelle chez soi sans demander un changement d’affectation, lorsque le bail ou le règlement de copropriété ne l’interdit pas.

Dans les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants et dans les départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne, trois conditions supplémentaires doivent être réunies pour permettre l’exercice d’une activité chez soi :

• L’activité doit être exercée exclusivement par le ou les occupants du logement,
•  Il doit s’agir de leur résidence principale,
• L’activité ne doit pas conduire au passage de clientèle ou de marchandises (si votre logement se situe en rez-de-chaussée, cette condition est assouplie car il est seulement exigé que l’exercice de l’activité n’occasionne pas de nuisances ou de danger pour le voisinage, et ne conduise pas à un désordre pour l’immeuble.

Enfin, le maire peut autoriser :

• la transformation totale des locaux sous certaines conditions,
• ou, l’exercice d’une activité professionnelle dans un local d’habitation, à condition que celui-ci reste l’habitation principale du chef d’entreprise (locaux mixtes).
La demande doit être faite par le propriétaire du local ou par le locataire avec l’accord du propriétaire, auprès de la mairie.
  D’un point de vue contractuel :
  relations avec le propriétaire et la copropriété

Pour la domiciliation de l’entreprise chez soi

A la création d’une entreprise ou lors de son transfert, il est possible de fixer l’adresse de celle-ci au domicile de son dirigeant, pour une durée indéterminée si le bail d’habitation, le règlement de copropriété (ou de lotissement) et la mairie ne s’y opposent pas. Le dirigeant n’a pas à notifier son intention de domicilier son entreprise chez lui à son propriétaire ou au syndic de copropriété.
 En revanche, s’il existe une interdiction, le chef d’entreprise ne pourra fixer chez lui, l’adresse administrative de son entreprise, que dans deux cas :
- s’il exerce son activité sous forme de société, il pourra fixer le siège social de sa société pour une durée maximale de 5 ans à compter de la création d’entreprise, sous réserve d’en informer son propriétaire ou son syndic de copropriété.
– s’il exerce en entreprise individuelle une activité ne nécessitant pas d’établissement. Dans ce cas, il le peut sans limitation de durée.

Pour l’exercice de l’activité chez soi

Lorsque le chef d’entreprise est locataire ou copropriétaire, il doit, outre le respect des règles en matière de domiciliation exposées ci-dessus, obtenir l’autorisation de son propriétaire et vérifier si le règlement de copropriété n’interdit pas l’exercice d’une activité professionnelle.
Avec ou sans activité sur place, la domiciliation n’a pas pour effet de changer l’affectation du local ni d’entraîner l’application du régime des baux commerciaux au bail d’habitation.



Dans un local à usage professionnel ou commercial ?

En dehors des cas visés ci-dessus, les entreprises doivent exercer leur activité dans un local à usage professionnel ou commercial (bureaux, ateliers, locaux commerciaux par exemple), répondant à des règles particulières d’urbanisme.
Lorsque l’entreprise est locataire de l’immeuble, elle est soumise à la législation :
Des baux commerciaux, si son activité est industrielle, commerciale, artisanale ou libérale. Le bail commercial présente comme principale caractéristique de conférer au locataire le droit au renouvellement de son bail ou, à défaut, une indemnité d’éviction. Il existe cependant deux possibilités de déroger au statut des baux commerciaux : le recours aux conventions d’occupation précaire ou aux baux de courte durée.
Des baux professionnels si son activité est libérale
Des baux mixtes en cas d’activité domiciliée ou exercée au lieu d’habitation du locataire (voir mémofiche « baux mixtes »)

Dans les locaux d’une autre entreprise ?



Plusieurs situations doivent être envisagées :

La sous-location

L’entreprise peut, dans un premier temps, être sous-locataire d’une autre entreprise. Si celle-ci est titulaire d’un bail commercial, par conséquent locataire principal, plusieurs conditions doivent être respectées :
– La sous-location doit être autorisée expressément dans le bail initial. A défaut, le propriétaire du local doit l’autoriser par écrit ultérieurement et distinctement (lettre ou avenant au bail).
– Le propriétaire doit être invité à participer à l’acte de sous-location : le locataire doit donc l’avertir par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception de son intention de sous-louer et l’appeler à participer à l’acte. Cette formalité légale obligatoire est prévue par l’article L145-31 du code de commerce.

Si le loyer du sous-bail est supérieur à celui du bail principal, proportionnellement à la surface occupée, le propriétaire peut réclamer une augmentation de loyer au locataire principal.

 Pour le renouvellement de son bail, le sous-locataire s’adresse au locataire principal, qui respecte la formalité légale ci-dessus vis-à-vis du propriétaire du local. Si le bail principal a expiré, n’a pas été renouvelé ou est résilié, certaines conditions, doivent être remplies pour qu’il puisse s’adresser directement au propriétaire, notamment que la sous-location soit régulière.

Le contrat de domiciliation

La sous-location ne doit pas être confondue avec le contrat de domiciliation qui a pour objet l’installation du siège de l’entreprise dans des locaux occupés par une ou plusieurs autres entreprises.

Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS avec indication de l’identité de l’entreprise domiciliataire.
Le contrat de domiciliation doit être conclu par écrit pour une durée d’au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction.

Le domiciliataire (celui qui met le local à disposition) doit :
– Etre inscrit au RCS ou au RM.
- Mettre à la disposition de la personne domiciliée, des locaux permettant une réunion régulière des organes de direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise et les services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
– Informer le greffier du tribunal à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux.
La personne domiciliée doit :
– S’engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l’entreprise ou, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou bureau de représentation.
– Informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité.
- Lui déclarer tout changement (domicile personnel, état civil de l’entrepreneur individuel, forme juridique, activité, dirigeants de la société, etc).
- Donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.



Les centres d’affaires et de domiciliation

Un centre d’affaires et de domiciliation est pour une entreprise du secteur tertiaire ce qu’est un hôtel pour un voyageur.
Il y trouve en premier lieu une domiciliation telle que décrite au paragraphe précédent.

 L’entrepreneur y trouve ensuite des bureaux équipés avec services, c’est-à-dire des bureaux loués avec ou sans mobilier, avec tout l’équipement téléinformatique ainsi que les services de réception pour fonctionner au quotidien. D’autres services peuvent également être proposés tels que la location de salles de réunions, l’usage d’une télécopie et d’un photocopieur, un service de traduction, un secrétariat éventuellement bilingue, etc…

Les centres d’affaires et de domiciliation offrent enfin pour la plupart un service de permanence téléphonique. Les services téléphoniques entrant dans cette catégorie sont variés, depuis la possibilité pour tout entrepreneur de disposer à tout moment d’un accueil téléphonique personnalisé et d’une transmission de messages en son absence par un opérateur, par télécopie ou par mail, jusqu’à la mise à disposition de numéros de téléphone dédiés, les transferts d’appels, la gestion d’agendas ou autres services tels que la messagerie unifiée.

Les centres d’affaires et de domiciliation ont une organisation professionnelle :
le SYNAPHE qui fédère les plus importants d’entre eux.



Les bâtiments d’accueil des entreprises nouvelles

Les pépinières d’entreprises
Ce sont des structures d’accueil temporaire réservées aux créateurs d’entreprises dont l’objectif est de renforcer, à terme, la longévité des entreprises nouvelles.

Elles offrent, pendant le temps nécessaire au démarrage de l’entreprise, des services à des coûts partagés :
– Un hébergement : locaux, bureaux, ateliers, laboratoires…
– Des services spécialisés ou non suivant la vocation de la pépinière : télécopie, photocopie, secrétariat, permanence téléphonique, formations, accès à des bases de données…
– Du conseil, en partenariat avec des cabinets et organismes extérieurs : domaines juridique, comptable, fiscal, bancaire, commercial, gestion, développement technologique…
– Une animation : rencontres, conférences, échanges entre les entreprises…

On peut distinguer trois formes de pépinières :
– La pépinière généraliste : elle accueille tous les créateurs (après sélection) et les suit pendant deux ans.
– La pépinière de projets ou incubateur : elle accueille le créateur et son projet au stade de l’idée, et l’accompagne jusqu’à la création.
– Le Centre d’entreprise et d’innovation (CEI) : il accueille des projets de haute technologie.

Les ateliers-relais
Un atelier ou bâtiment relais est un local appartenant à une commune, loué temporairement à des entreprises, le plus souvent industrielles ou artisanales, désireuses de s’installer ou de se développer sur la commune.
 Ce sont souvent des locaux de petites et moyennes tailles, difficiles à trouver par les entreprises sur le marché privé (300 à 2000 m2).
Les contrats locatifs utilisés sont des baux de courte durée (24 mois maximum) avec parfois une possibilité d’achat sous certaines conditions.

Les hôtels d’entreprises

Il s’agit d’immobilier locatif généralement destiné aux entreprises de services (bureaux), avec quelques équipements bureautiques communs. Lieux d’hébergement des entreprises nouvelles, ils relèvent de baux de courte durée (24 mois maximum). En général, c’est un investissement de promoteur immobilier ou une propriété de la commune d’implantation, qui l’utilise comme outil de développement économique local.

Où trouver des locaux ?

Traditionnellement c’est le rôle des agences immobilières et des journaux d’annonces que de faire connaître l’offre disponible.
 Mais il faut savoir que de nombreuses chambres de commerce et d’industrie et chambres de métiers et de l’artisanat, éditent des listes de locaux et terrains disponibles. On trouve également sur Internet des sites qui proposent des locaux en zone industrielle. 
Enfin, la plupart des services économiques des mairies tiennent à jour un fichier des locaux vacants.